Profitiere von der kollektiven Intelligenz Deiner Mitarbeiter durch ein Wiki
Teile und profitiere! In der kollektiven Intelligenz der Mitarbeiter liegt das Potenzial jedes Unternehmens. Ein Unternehmens-Wiki hebt diesen Schatz. Ob wertvolles Fachwissen, wichtige Prozessabläufe, neue Erkenntnisse oder ent- scheidende Zahlen, Daten, Fakten - alles steht allen zur Verfügung, jederzeit und schnell. Die beste Voraussetzung, um den Job noch effizienter und erfolgreicher zu erledigen. Doch wie bei allen informellen Netzwerken steht und fällt der echte Erfolg mit dem Glanz in den Augen der Mitarbeiter. Wer nicht motiviert ist, sein Wissen mit den Kollegen zu teilen, wer keinen Mehrwert darin erkennt oder schlichtweg keinen Spaß am Mitmachen hat, der wird sich dagegen entscheiden. Genau diesen Faktoren lässt sich aber mit ein wenig didaktischer Raffinesse entgegenwirken.
Ein Wiki für mehr Wissen
Wikis beruhen auf dem Prinzip, dass alle Anwender Inhalte erstellen und verändern können und leben ausschließlich von der Eigeninitiative der Mitarbeiter. Inhalte in einem Wiki lassen sich unkompliziert miteinander vernetzen, die Bedienung ist selbsterklärend und webbasiert. Eine schnelle (Volltext-)Suche macht das Auffinden von Artikeln und Themen zudem kinderleicht. So können Organisationen ihr Unternehmenswissen in Echtzeit zentral abbilden. Die aktive Teilnahme aller garantiert dabei höchste Aktualität und schafft eine Wissensdatenbank von unvergleichbarer Güte und Qualität – denn alle wissen mehr als einer („Wisdom of the crowds“).
Natürlich eignet sich ein Wiki nicht für jede Art von Unternehmen. Der Einsatz ergibt in erster Linie bei Unternehmen Sinn, die sich vornehmlich mit Wissensarbeit beschäftigen. Die Unternehmensgröße ist hingegen völlig irrelevant. Stattdessen begünstigen vor allem eine möglichst offene Unternehmenskultur sowie flache Hierarchien den aktiven Einsatz eines Unternehmens-Wikis. Denn jeder Einzelne im Unternehmen – unabhängig von Rang oder Namen – ist bei einem Wiki Teil des Ganzen und kann aktiv sein individuelles Wissen einbringen. Möglich wird das allerdings nur, wenn das Teilen von Know-how auch ausdrücklich erlaubt und gewünscht ist.
Die Offenheit des Systems erfordert bei jedem Mitarbeiter bzw. Autor ein besonderes Verantwortungsbewusstsein und ein gewisses Maß an Kritikfähigkeit. Nur so ist garantiert, dass Änderungen und Korrekturen von anderen beim Urheber nicht auf Unverständnis oder sogar Widerstand stoßen. Denn jede Änderung ist durch eine „einge baute“ Versionskontrolle im Wiki nachvollziehbar – und kann problemlos rückgängig gemacht werden.
Als Tool zur Zusammenarbeit kann das Wiki sogar Abläufe und Kommunikationsprozesse dauerhaft verschlanken (statt vieler E-Mails werden beispielsweise Inhalte im Dialog über das Wiki organisiert). Dies fördert neben dem Teamgeist auch die Kommunikation untereinander. Jeder Mitarbeiter soll übergreifend Qualifikationen und Fähigkeiten entwickeln und wertschöpfend einsetzen. Ein Wiki sorgt damit auch für mehr Transparenz und fördert das Verständnis füreinander über verschiedene Abteilungen und Disziplinen hinweg – denn ein Wiki gibt auch Einsicht in die Tätigkeiten von Kollegen in anderen Unternehmensbereichen.
Dennoch: Ein Wiki ist ein Tool, das zunächst installiert, dann aber vor allem zum Leben erweckt werden muss. Ohne Planung, strukturelle und inhaltliche Konzeption sowie eine passende Einführungsstrategie wird der Einsatz von Social Software im Unternehmen nicht über die pure Installation hinaus kommen.
Die Einführungsstrategie für das Erwecken eines Mitmach-Tools
Bei der Einführung eines Wikis im Unternehmen ist eine durchdachte Einführungsstrategie unabdingbar. Ob- gleich ein Wiki als zentrales Wissensmanagement-System tradierten Arbeitsweisen überlegen ist, nehmen die Mitarbeiter das neue Werkzeug nicht von alleine an. Denn – das haben alle Social-Software-Anwendungen ge- mein – die aktive Teilnahme ist freiwillig und lässt sich daher nicht erzwingen. Für viele Mitarbeiter erscheint es zunächst leichter, sich nicht zu beteiligen. Die Verantwortlichen müssen den Einführungsprozess deshalb aktiv anstoßen und dauerhaft begleiten. Nur so wird es möglich, die Mitarbeiter zu motivieren und ihr Verhalten nachhaltig zu ändern.
Zunächst lohnt sich ein Blick auf die Vorbehalte und Ängste, die einer aktiven Wiki-Nutzung entgegenstehen können.
- Angst vor öffentlicher Blamage: Wer selbst Informationen ins Wiki ein stellt, veröffentlicht sie vor einem unternehmensweiten Publikum. Er macht sich angreifbar und riskiert, sich bei (vermeintlich) falschen oder unzureichenden Informationen vor seinen Kollegen zu blamieren. Wäh rend er zum Beispiel bei einer E-Mail den Leserkreis persönlich auswählt und eingrenzt, stehen Wiki-Texte einem großen Publikum zeitlich un begrenzt zur Verfügung. Die schrift liche Ausdrucksform ist damit not wendigerweise anders als bei her kömmlicher E-Mail-Kommunikation und muss unter Umständen erst gelernt und eingeübt werden.
- Fehlende explizite Erlaubnis: Nicht jeder Mitarbeiter wird den „Bearbei ten“-Button als Aufforderung zum Verbessern eines Artikels im Wiki verstehen. Je nach Unternehmens kultur und persönlichem Charakter eines Mitarbeiters muss das Ma nagement das Ändern von Wiki Einträgen explizit erlauben und för dern. Das Credo sollte daher lauten: Änderungen an bestehenden Texten sind nicht nur möglich, sondern auch erwünscht. Gleichzeitig muss die Unternehmensleitung eine Kul tur unterstützen, in der Änderun gen an eigenen Texten nicht als persönlicher Affront, sondern als Bereicherung einer gemeinsamen Sache aufgefasst werden.
- Misstrauen gegenüber dem Tool: Gerade bei jungen Unternehmen, die bereits mit verschiedenen Colla boration-Tools experimentiert ha ben, besteht die Gefahr, dass die Belegschaft ein neues Werkzeug zunächst nur zögerlich annimmt. Jedes neue Wissensmanagement Tool braucht Zeit, um das Vertrauen der Kollegen zu gewinnen und als langfristige bzw. tragfähige Lösung akzeptiert zu werden. Denn der (Mehr-)Aufwand, Informationen in ein Wiki zu schreiben, lohnt nur dann, wenn sich die Mitarbeiter si cher sind, dass das Tool nachhaltig im Unternehmen bestehen bleibt und dauerhaft eingesetzt wird.
- Festhalten an tradierten Arbeitsprozessen: Es gibt Kollegen, die sa gen: „Das haben wir schon immer so gemacht, warum sollten wir jetzt etwas daran ändern? Es hat bisher auch ohne Wiki funktioniert!“ Diese Einstellung hängt nicht unbedingt mit dem Alter der Mitarbeiter zu sammen. Auch junge Menschen neigen dazu, an gewohnten und erprobten Verhaltensmustern fest zuhalten. Planen Sie Zeit und wie derkehrende Diskussionen ein, um diesen Vorbehalten nachhaltig zu begegnen.
Aus der psychologischen Forschung weiß man, dass Menschen vor allem anhand von Modellen lernen. Sie schau- en sich – bewusst und unbewusst – Verhaltensweisen sowie Einstellungen von anderen ab und ahmen diese nach. Für die (Markt-)Einführung eines Unter- nehmens-Wikis können die Entscheider Social Software diese Eigenschaft positiv nutzen. Es empfiehlt sich, so genannte Schlüsselanwender (Key-Users) zu identifizieren und bei ihrer Rolle hinsichtlich einer Wiki-Einführung zu unterstützten. Schlüsselnutzer sind Kollegen, die einem Wiki positiv gegenüberstehen und sich auf ein solches Werkzeug entweder freuen oder von Beginn an dafür zu begeistern sind. Diese Mitarbeiter sind hervorragende Multiplikatoren, die die Vorteile von Wikis ins Unternehmen tragen. Durch ihre Mund-zu-Mund-Propaganda sorgen sie für eine nachhaltig positive Sichtweise auf das Unternehmens-Wiki.
Als Anreiz können diese Benutzer zusätzliche (Administratoren-)Rechte er- halten, die sie anderen Nutzern gegen- über privilegieren. Das entlastet nicht nur den Wiki-Master und nimmt ihm administrative Arbeit ab, sondern sorgt zusätzlich für eine solide Verankerung des neuen Tools innerhalb der Belegschaft.
Das Wiki mit den Augen der Mitarbeiter sehen
Transparenz, Prozessoptimierung und einfaches Datenhandling: Ein Unternehmens-Wiki bietet vor allem der Organisation entscheidende Vorteile – aber nicht zwangsläufig dem einzelnen Mitarbeiter. Die Belegschaft muss die Chancen von Social Software erst in der Praxis kennen lernen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Kollege ausfällt und seine Vertretung das lästige und Zeit raubende Heraussuchen von aktuellen Arbeitsproben durch eine schnelle Suche im Wiki verkürzen kann. Um ein Wiki erfolgreich in einem Unternehmen einzuführen, muss man also stets das Werkzeug mit den Augen der Kollegen sehen: ”
- Bei welchen alltäglichen Problemen hilft das Tool?
- Wie beschleunigt es lästige Routinearbeiten?
- Und auf welche Art und Weisemacht es das Tagesgeschäft einfacher?
Eines steht fest: Mit der Installation einer Wiki-Software fängt die eigentliche Arbeit erst an. Die Einführung einer solchen Anwendung ist ein fortlaufender Prozess, der eine nachhaltige Verhal tensänderung der Mitarbeiter erfordert. Dies braucht Zeit und erfordert ein planvolles Vorgehen.
Die Autoren
Frank S. Miller ist seit über 15 Jahren ein „digital citizen“ und
fasziniert am Dialog durch Interaktion. Er ist Geschäftsführer bei straight. - Agentur für Markendynamik und verantwortet den kompletten Online-Bereich. Xing-Profil, Twitter-Profil
Thomas Pfeiffer, Medienpädagoge und Corporate Social Media Berater
Spezialist für Web 2.0, Twitter, Facebook und Unternehmenswikis
Xing-Profil, Twitter-Profil
Veröffentlichung
Dieser Artikel erschien in der Fachzeitschrift Wissensmanagement - Das Magazin für Führungskräfte, Sie können ihn hier als pdf (66kb) herunterladen.
(@koenoezsi)
Sehr guter Artikel! Danke an euch beide!
Bis jetzt konnte ich mit dem Thema und dem Tool Wiki nicht viel anfangen - jetzt bin ich erleuchtet. :-)
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netter Artikel
(Antworten)